Klachtenprocedure

Geldig voor alle opleidingen, cursussen, workshops, trajecten en trainingen van Academie/Centrum Jasmijn en gastdocenten.

1. Doel van dit reglement

Dit klachtenreglement beschrijft op duidelijke wijze hoe klachten door deelnemers worden ingediend, behandeld en afgehandeld. Het doel is te zorgen voor transparantie, zorgvuldigheid en een eerlijke beoordeling van iedere klacht. Dit reglement voldoet aan de criteria die worden gesteld aan CRKBO-geregistreerde opleiders.

2. Definitie van een klacht

Een klacht is iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over de dienstverlening van Centrum Jasmijn of één van haar gastdocenten, waarbij de klager aangeeft dat hij of zij ontevreden is over een handeling, dienstverlening, besluit of houding van de organisatie of docent(en).

3. Klachttermijn

Conform onze Algemene Voorwaarden, Artikel 9:

  • De Klant dient klachten over de dienstverlening van CJ en/of haar gastdocent binnen 14 dagen na ontdekking van het probleem schriftelijk te melden.
  • Na het verstrijken van deze termijn is CJ niet langer verplicht de klacht in behandeling te nemen.
  • Elke vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen één jaar na beëindiging van de overeenkomst in rechte aanhangig is gemaakt.

4. Indiening van de klacht

Een klacht kan uitsluitend schriftelijk worden ingediend, via één van de volgende opties:

  • Per e-mail: info@centrumjasmijn.nl t.a.v. U Dannijs-Happel
  • Per post: Centrum Jasmijn, t.a.v. Klachtencommissie,

Galjoenstraat 110, 5017 CP Tilburg

De klacht moet minimaal bevatten:

  • Naam, adres en contactgegevens van de klager
  • Datum van de klacht
  • Omschrijving van de gebeurtenis of gedraging waarover geklaagd wordt
  • Datum waarop de gebeurtenis plaatsvond
  • Eventuele relevante bijlagen of bewijsstukken
  • Vermelding van betrokken docent of medewerker

5. Interne behandeling van de klacht

Na ontvangst van de klacht volgt de volgende procedure:

5.1 Bevestiging ontvangst

Binnen 5 werkdagen ontvangt de klager een schriftelijke bevestiging van ontvangst.

5.2 Onderzoek

Binnen Centrum Jasmijn wordt de klacht zorgvuldig onderzocht.

Dit gebeurt altijd door:

  • De betrokken docent
  • Een onafhankelijk docent of interne beoordelaar die niet betrokken is bij de klacht
  • De opleidingscoördinator / directie (CJ)

Bij het onderzoek wordt vastgesteld:

  • Of de Algemene Voorwaarden zijn nageleefd (door zowel de klager als de docent)
  • Of de klacht feitelijk juist en gerechtvaardigd is
  • Welke oplossing of maatregel passend is


5.3 Reactie en uitkomst

Binnen 10 werkdagen na de oorspronkelijke melding ontvangt de klager een schriftelijke reactie met:

  • Een beknopt verslag van het onderzoek
  • Een gemotiveerde beoordeling (gegrond/ongegrond)
  • Een toelichting op de beslissing
  • Eventuele voorgestelde oplossingen, schikkingen of corrigerende maatregelen

Indien er meer tijd nodig is voor grondig onderzoek, wordt de klager daarvan binnen dezelfde termijn schriftelijk op de hoogte gesteld, met vermelding van de verlengde behandeltermijn (maximaal +10 werkdagen).

6. Bezwaar en externe afhandeling

Indien de klager niet akkoord gaat met de door CJ voorgestelde uitkomst of oplossing, dan kan het geschil worden voorgelegd aan een onafhankelijke externe partij.

Centrum Jasmijn maakt hiervoor gebruik van ARAG Geschillenbeslechting.

De beslissing van ARAG is bindend voor CJ.
Eventuele beslissing wordt CJ binnen 2 weken opgepakt.

Eventuele kosten voor de externe procedure kunnen – afhankelijk van de uitslag – in rekening worden gebracht bij één van beide partijen.

7. Vertrouwelijkheid

Alle klachten en bijbehorende documenten worden volledig vertrouwelijk behandeld. Alleen personen die direct betrokken zijn bij de klachtbehandeling krijgen inzage in het dossier.

8. Registratie en bewaartermijn

Alle klachten worden intern geregistreerd en gedurende minimaal 4 jaar bewaard. Deze registratie dient ter kwaliteitsbewaking en professionele ontwikkeling binnen Centrum Jasmijn.

9. Geen nadeel voor deelnemers

Het indienen van een klacht heeft geen enkele negatieve consequentie voor de deelnemer of zijn/haar deelname aan trainingen of opleidingen bij Centrum Jasmijn.

10. Verbetering en kwaliteitsbewaking

Klachten worden periodiek geëvalueerd om structurele verbeteringen in ons onderwijs, onze communicatie en onze dienstverlening te implementeren.

Slotverklaring

Met dit klachtenreglement waarborgt Centrum Jasmijn een zorgvuldige, transparante en professioneel georganiseerde afhandeling van klachten, in lijn met de kwaliteitscriteria van het CRKBO.